索赔的提出
在工程实施过程中发生索赔事件以后，或者承包商发现索赔机会，首先提出索赔意向，即在合同规定的时间内，将索赔意向通知书及时通知发包人或者工程师，向对方表明索赔愿望、要求或者声明保留索赔权利，这是索赔工作程序的第一步。承包人向发包人的索赔应当在索赔事件发生以后，持证明索赔事件发生的有效证据和依据正当的索赔理由，按照合同约定的时间向发包人递交索赔通知，发包人应按照合同约定的时间对承包人提出的索赔进行答复和确认。根据招标文件及合同要求中有关规定提出索赔意向书，意向书中应包含索赔桩号(结构物名称)、索赔事由及依据、事件发生起算日期和估算损失，无须附有详细的计算资料和证明。这样，使监理工程师通过意向书就可以把整个事件的起因、地点及索赔方向有大致了解。
索赔资料的准备
在索赔资料准备阶段，主要工作有：跟踪和调查发生的事件，掌握事件发生的详细经过;分析事件产生的原因，划清各方责任，确定索赔依据;损失和损害调查分析和计算，划清各方责任，确定工期索赔和费用索赔值;收集证据，获得充分和有效的各种证据;起草索赔文件。
索赔文件的提交
提出索赔的一方应该在合同规定的期限内向对方提交正式的书面索赔文件，索赔文件包括总述部分、论证部分、索赔计算部分及证据部分。
索赔文件的审核
对于承包人向发包人的索赔请求，索赔文件首先应该提交工程师审核，工程师根据发包人的授权和委托，对承包人的索赔的审核工作主要分为判定索赔事件是否成立和核查承包人的索赔计算是否正确，合理，并在授权范围内初步作出判断，初步确定补偿额度，或要求补充证据，或者要求修改索赔报告，对索赔的初步处理意见要提交发包人。
发包人的审查
对于工程师的处理意见，发包人需要进行审查和批准，然后工程师才可以签发有关证书。
协商
对于工程师的初步处理意见，发包人或承包人可能都不接受或其中的一方不接受，三方可就索赔进行协商解决，达成一致意见，如协商无法达成一致意见，则发包人或承包人可根据合同约定选择仲裁或诉讼的方式解决。
《民法通则》、《合同法》以及《全民所有制建筑安装企业转换经营机制实施办法》等都有涉及工程索赔的条款，可以作为推行工程索赔的法律依据。
第一，《民法通则》第106条规定：公民、法人违反合同或者不履行其他义务的，应当承担民事责任。如规定“公民、法人由于过错侵害国家的、集体的财产，侵害他人财产、人身的，应当承担民事责任。”这里所指的民事责任是根据法律规定在民事上应负的给付义务。这种给付义务包括一般民事义务和侵权行为或债务不履行所造成的赔偿义务。根据民事责任原则，在《民法通则》第111条对违反合同的民事责任作了如下规定：“当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定条件的，另一方有权要求履行或者采取补救措施，并有权要求赔偿损失。”第112条规定：“当事人一方违反合同的赔偿责任，应当相当于另一方因此所受到的损失。”在施工合同履行过程中，发包人违反合同的现象屡屡发生，这种违反合同的现象可能是合同内因素，也可能是合同外因素;可能是发包人故意行为，也可能是客观原因，发包人不能履行合同或者不能完全履行合同。无论什么情况，只要是发包人的责任使建筑企业遭受到合同价款以外的损失或影响工期，建筑企业就可以依法要求发包人采取补救措施，并有权要求赔偿损失，这种要求赔偿权，就是依法索赔权。
第二，《合同法》第107条至114条也有上述类似规定。在施工合同履行过程中，由于发包人的过错，建筑企业可以依据这些条款向发包人要求其支付违约金和赔偿金，这种要求即为索赔。另外，《合同法》第286条及最高人民法院对其“优先受偿权”的司法解释，为建筑企业的索赔提供了优先受偿的法律支持。
第三，国家建设部、国家体改委和国务院经贸办发布的《全民所有制建筑安装企业转换经营机制实施办法》第34条规定，要“按照国际惯例，建立工程索赔制度。”第6条规定，“对于建设资金不足，物资供应短缺的工程，企业有按照合同规定追究违约责任，并有权调整施工进度。”第7条规定，“工程的承包价格应由企业与工程发包单位本着公平、合理的原则，通过投标竞争，在双方签订的工程承包合同中规定。在工程施工中，如发生工程量变化，设计变更等，企业有权要求按有关规定调整预、决算。”上述条款也可作为建筑企业向发包人要求索赔的依据。
索赔费用的组成与建筑安装工程造价的组成类似，一般包括以下几个方面：
(一)人工费
指列入概算定额的直接从事建筑安装工程施工的生产工人和附属辅助生产单位的工人开支的各项费用。在索赔费用中还包括增加工作内容的人工费、停工损失费和工作效率降低的等损失费的累计，其中增加工作内容的人工费应按照计日工费计算，而停工损失费和工作效率降低的损失费按窝工费计算，窝工费的标准双方应在合同中设定。
(二)设备费
可采用机械台班费、机械折旧费、设备租赁费等几种形式。当工作内容增加引起的设备费索赔时，设备费的标准按照机械台班费计算。因窝工引起的设备费索赔，当施工机械属于施工企业自有时，按照机械折旧费计算索赔费用;当施工机械是企业从外部租赁时，索赔费用的标准按照设备租赁费计算。
(三)材料费
材料费的索赔包括：由于索赔事项材料实际用量超过计划用量而增加的材料费;由于客观原因材料价格大幅度上涨;由于非承包人责任工程延期导致的材料价格上涨和超期储存的费用。材料费中应包括运输费、仓储费，以及合理的损耗费用。如果由于承包人管理不善，造成材料损坏失效，则不能列入索赔计价。承包人应该建立健全物资管理制度，记录建筑材料的进货日期和价格，以便索赔时能准确地分离出索赔事项所引起的材料额外耗用量。威力证明材料单价的上涨，承包人应提供可靠的订货单、采购单，或官方公布的材料价格调整指数。
(四)管理费
此项可分为现场管理费和企业管理费两部分。索赔款项中的现场管理费是指承包人完成额外工程、索赔事项工作以及工期延长期间的现场管理费，包括管理人员工资、办公、通信、交通费等。索赔款中的企业管理费主要指的是工程延期间所增加的管理费。包括总部职工工资、办公大楼、办公用品、财务管理、通信设施以及企业领导人员赴工地检查指导工作等开支。
(五)利润
一般来说，由于工程范围的变更、文件有缺陷或技术性错误、业主未能提供现场等引起的索赔，承包商可列入利润。但对于工程暂停的索赔，由于利润通常是包括在每项实事工程内容的价格之内，而延长工期并未影响削减某些项目的实施，也未导致利润减少。所以，一般监理工工程师很难同意在工程暂停的费用索赔中加进利润损失。索赔利润的款额计算通常是与原报价单中的利润百分率保持一致。
(六)延迟付款利息
发包人未按约定时间进行付款的，应按银行同期贷款利率支付延迟付款的利息。
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