建筑施工企业日常合同管理工作中应注意的一些法律问题

合同文件的范围：

有些人谈到工程承包合同文件时，往往只理解为合同书，这是不全面的。工程承包合同文件的范围主要包括：中标通知书、合同书、投标文件、图纸、技术规范以及承、发包双方达成的有关工程承包的补充协议、会议纪要、备忘录和施工现场签证等等。

除合同书外，还有以下文件须高度重视：

1、投标文件。

投标文件是建筑施工企业在中标前完成的，其法律性质属于要约，只要招标人判定投标人中标，投标文件就成为工程承包合同的组成部分，对承、发包双方即产生法律约束力。因此建筑施工企业必须重视投标文件的编制，要对投标文件进行全面细致的评审，避免因投标文件中存在疏漏、错误而给企业带来损失。

2、补充协议、会议纪要、备忘录和施工现场签证。

通常情况下，补充协议、会议纪要、备忘录和施工现场签证是承、发包双方在合同履行过程中为了对合同文件中的内容进行补充、修改而达成的补充性合同文件。它们往往是当事人针对某一方面的专门性问题而达成的，是对双方权利、义务关系的进一步细化，往往成为双方办理竣工验收、结算、索赔等工作的依据，因而企业一定要保管好此类文件的原件。

施工合同文本：

1、工程承包合同。

目前，国内工程承包中较通行的工程承包合同文本是国家建设部与工商行政管理局制定的《建设工程施工合同》，包括协议书、通用条款、专用条款三个部分。这个文本是依据《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国建设工程质量管理条例》等法律、法规确定的基本原则制定的，体现了建筑行业惯例，兼顾了承、发包双方的利益，同时也加强了对承包人合法权益的保护，是对承、发包双方都比较公平的文本。建议施工企业采用此文本签订承包合同，一方面便于开展合同谈判，另一方面使企业的合法权益得到较全面的保护。

国际咨询工程师联合会制定的土木工程施工合同条件、交钥匙工程合同条件等一系列标准化工程承包合同文本在国际组织、外国政府援助、世界银行、亚洲开发银行贷款资助的国内工程项目、国际工程承包中得到了较多的运用。这一系列文本是在总结了西方发达国家两百多年来的工程管理经验的基础上制定的，体现了较高的工程管理水平。在当今世界经济一体化日益加剧的发展态势下，国内的工程项目管理者们也很有必要认真学习掌握这套合同文本，领会其中所体现的国际工程承包惯例，以便开拓国际工程承包市场，同时作为提高国内工程管理的参考。

工程分包合同和物资采购合同。工程分包合同和物资采购合同是明确总承包人与分承包人、物资供应商的权利、义务关系的合同。一个工程项目下签订的分包合同和物资采购合同可能会多达十几个甚至几十个，施工企业有必要建立起本企业的工程分包合同和物资采购合同标准文本，将总包合同中的义务、责任进行合理、合法的转移，最大程度地降低工程分包和物资采购活动中的风险。

合同签订：

《中华人民共和国合同法》第32条规定：当事人采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。根据《建筑法》和行业惯例，工程承包合同是采用合同书形式订立的，因而施工企业一定要把好签字或者盖章合同成立前的最后一关。合同书签订前企业各相关部门要对合同书进行评审，评审重点主要应放在以下诸要素上：工程项目名称;承包范围;承包方式;质量标准;工期; 当事人各方应完成的主要工作;价款及其支付方式;竣工验收程序; 竣工结算程序;保修期及保修金的扣留、返还方式;违约责任;争议的解决方式;合同生效的条件。

在合同书上盖章、签字即意味着对合同书内容的正式确认，因而施工企业必须加强对公章的管理工作，由专人负责保管。只有企业法定代表人或其委托授权的人才可代表企业在合同书上签字，之后再加盖公章。

由于企业的分支机构并不具有法人资格，不能独立承担民事责任，总部要对分支机构的民事行为承担法律后果，所以对于分支机构签订的工程承包合同，其签订也必须控制在企业总部，加盖总部的公章，由企业法定代表人或其委托授权的人签署合同，只有这样才能确保工程承包合同的签订处于总部的控制之下。

合同文件资料管理：

合同文件资料管理是施工合同管理工作中的一项不容忽视但又很容易被忽视的基础性工作，很多在诉讼或仲裁中获胜的企业在总结成功经验时往往都把文件资料的完善管理列到首位。《中华人民共和国民事诉讼法》明确地将书证列为证据的一种，合同文件资料显然属于书证，具有当事人签字或盖章的文件资料具有很强的证明效力，往往成为当事人在诉讼或仲裁中获胜的“王牌”。

法律确定了“谁主张，谁举证”的基本原则，这就要求企业在日常经营管理工作中要强化证据意识，做好证据的形成和保管工作，特别要注意保管好合同文件资料的原件，特别是涉及到质量、工期、造价等方面的补充协议、会议纪要、备忘录、现场签证、竣工验收记录、竣工结算书等。这些资料在施工企业的结算、索赔与反索赔工作中常常能起到决定性的作用。

笔者在实际工作中发现了一个较常见的不正常现象，装饰工程竣工后施工单位拿不到竣工验收证明，问其原因，施工单位的回答不外乎是业主工作不规范或业主只给总包单位竣工验收证明。即使如此，装饰施工单位还是应据理力争地要求业主或总包单位给自己出具竣工验收证明，因为这是施工单位按质量要求完成工程的有力证明，是办理竣工结算的前提条件，也是合同文件资料的一个重要的组成部分。此外，企业在编制工程项目资格预审文件及办理企业资质年检等工作中，招标单位、政府主管部门也都要求企业提供已竣工工程的竣工验收证明以供佐证。

做好合同文件资料管理工作一定要从基层抓起，每一个项目经理部都应有专人负责合同文件资料的管理工作，把管理责任落实到具体的个人，并成为对管理者进行绩效考核的一个重要方面。企业和项目经理部两个层面还必须做好合同文件资料管理的分工、配合工作，把属于合同文件组成范围内的所有文件资料都纳入管理范围。惟有如此，才能为建立、完善整个企业的文件资料库打好良好、坚实的基础，才能确保企业相关部门随时都能够查阅开展工作的文件依据，才能为企业在将来可能发生的诉讼或仲裁中提供有力的证据支持。