如何完成最好的法律文书

　　大多数律师并不是因为能力不足而写不好法律文书，真实的情况是，他们往往在撰写自己最好的文书前已没有时间。因此，律师改善其写作的一个简单方法，就是更有效的时间管理。

　　问题

　　已故美国最高法院大法官刘易斯·布兰代斯（Louis Brandeis ）有一句名言：「没有伟大的作品，只有伟大的重写」。他的意思是一个人的最佳写作发生在编辑（重写）阶段——如果到达到这个境界的话。

　　小说家有充裕的时间反复改善写作，直到他们满意为止，但律师却不然，他们的时间限制非常严格，工作期限十分紧迫。

　　究竟律师该如何管理自己有限的写作时间？我经常问律师，他们通常如何分配他们的时间？比方说，在写作过程中有三个主要步骤，他们会如何分配10小时的写作计划：（1） 预写、（2） 第一稿、（3） 编辑。通常的回答是：2-4小时花在预写，4-6小时在第一稿，然后1个小时在编辑。换句话说，大多数律师在到达编辑阶段时已花了大部分可用于写作的时间。

　　问题就在这里。如果你最好的写作在你编辑时发生，而你只给自己很少时间编辑，那么你永远不会有机会在最后期限到来之前呈现你的最佳作品。我教给律师的大部分写作技巧和技术，最好能在编辑阶段中实现。因此，如果律师没有留下充裕时间来编辑，这些技巧的价值十分有限。

　　校对是不是编辑

　　鉴于律师通常只会留下少许时间编辑，他们可以做到的唯一「编辑」，就是快速检查文件是否有明显错误（语法、标点、错别字、姓名、日期等）。但这种快捷而肤浅的检查根本不是编辑，只是校对。

　　编辑是对文件中的所有潜在问题作出深入的检讨：结构、风格、用途等。这需要时间。

　　制订一个时间管理计划

　　第一个解决方案是管理时间，确保你有时间认真编辑文件。

　　每次你收到一份庞大的法律文书写作计划时，应该询问你可以／应该花多少（计费）时间。在此基础上，快速制订一个时间管理计划，尽量留多点时间用于编辑。例如，在写作过程的三个步骤中，你不应该将时间分为40%、50%和10%，而应分为40%、20%和40%。

　　那么你可能会问，我怎可以只花所有时间的 20% 在第一稿？方法如下。

　　首先，一旦你完成了研究，并取得了答案后，先抗拒写第一稿的的冲动。反之，制订一个大纲。在写作前的阶段制订大纲是更有效的时间运用，而不是在打出第一稿时才组织文件。

　　其次，要理解第一草稿的目的仅仅是要有东西写在纸上，然后你可以慢慢编辑。如果你在写作前的阶段制订了大纲，你无需花时间构建第一稿。大纲的要点直接成为你的标题；大纲中的次要重点变成你的主题句子，介绍段落。然后，当你为大纲扩充内容时，应尽快行动。不要在第一稿太过担心风格或语法——尽管将你的想法都写在纸上。

　　事实上，第一稿是写作过程中最不重要的一步。大多数律师花太多时间在第一稿，试图使它完美，但这却削减了编辑阶段所需的时间。

　　依循一个系统

　　现在你已经来到了编辑阶段，你的时间很充裕。那么下一个给你的提示，是在编辑时依循一个系统。

　　只有极少数的律师在编辑时依循一个系统。我们大多数人遵循「精神分裂」的方式来编辑，我们阅读整篇文件，尝试同时找出所有可能出现的问题。这种做法不现实、效果差，也没有效率。我们的精神并不擅长同时察觉多个问题。

　　与其以杂乱无章的方式来编辑，不如尝试一个有系统的方法。我将这个想法称之为「四步编辑」。有了这个系统，你要编辑文件四次，从大问题逐步走向小问题。每次编辑都很快，因为你每次只要找一种问题。

　　在第一次编辑时，你只看大型的结构性问题。文件的结构整体上符合逻辑吗？结构是否让读者易于跟循？我需要更多的「导航辅助」（列表、标题、转折、段落、主题句等等）吗？将文件的结构围绕「ICRA」（Issue 问题、Conclusion 结论、Rule 规则、Application 应用）是否有道理？

　　在第二次编辑时，你找机会删除字词（但不改变原有意思），使文件更简洁。这是改善写作风格的最快速和最佳方式，将你作品中的术语和「法律用词」的其他来源一一删除。

　　在第三次编辑时，你寻找机会简化句子。这一步的目标是简短、直接、正面、采用「主语－动词－宾语」（全在一起，而且接近前方）的句子，其中主角是主语，而重要的行动是动词。

　　在第四次编辑时，你（终于）校对。这时，你检查行文用语的错误：语法、标点和词汇。（提示：如果你已用尽时间，不能校对文件中的每句句子，至少应检查大而可见的部分，如封面、段落的开始和结尾部分以及标题。）

　　依循系统的优点

　　编辑时依循一个系统的确有许多优点。首先，这方法符合现实：如果你同一时间只寻找一种错误，你发现问题的机会很大。其次，这方法符合科学。它可以帮助你从写作中抽离，更客观地看该份文件。第三，这方法的效率高。这表示，虽然你要做四次编辑，相对于杂乱无章的做法，你会节省时间（达到相同效果）。

　　给主管的提示

　　主管可以担当协助年轻律师的角色，让他们更能善用写作计划的时间。主管可以编制一个项目管理表，作为每个主要文书写作计划的一部分。当主管发出写作工作时，他们会与律师研究时间管理表，以澄清关键问题、订立最长的（计费）时间，并有效地分配时间，让律师在编辑阶段中尽量花多一点时间。
（编辑：又亦）