劳动法千问0131丨何时可以认定双方已订立劳动合同？

段海宇丨北京市盈科（深圳）律师事务所

在人力资源管理中，劳动合同的签订是保障企业与员工双方权益的重要环节。然而，在实践中，由于各种原因，劳动合同的签订往往会出现各种法律问题。本文将深入探讨在何种情形下可以认定双方已订立劳动合同，帮助HR们避免法律陷阱，保障企业的合法权益。

一、引言

随着《劳动合同法》的实施，劳动合同签订率大幅提高，但仍有一些企业出于规避法律风险、压缩用工成本等原因，故意不与员工签订书面劳动合同。这不仅损害了员工的合法权益，也给企业带来了潜在的法律风险。本文将通过具体案例和法律规定，详细解析在何种情形下可以认定双方已订立劳动合同，为HR们提供实用的法律指导。

二、法律规定与解读

根据《劳动合同法》第十条的规定：“建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。”这一规定明确了劳动合同签订的法定义务和时限。然而，在实践中，双方未签订书面劳动合同的情况时有发生。那么，在何种情形下可以认定双方已订立劳动合同呢？

《劳动合同法》第八十二条关于用人单位未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍工资的规定，实际上是对用人单位违反法律规定的惩戒。但需要注意的是，如果用人单位与劳动者未订立书面劳动合同，但双方之间签署的其他有效书面文件的内容已经具备了劳动合同的各项要件，明确了双方的劳动关系和权利义务，具有了书面劳动合同的性质，则该文件应视为双方的书面劳动合同。

三、案例分析

案例一：泛太物流公司与单晶晶确认是否订立劳动合同案

案情简介：

单晶晶于2011年6月30日入职泛太物流公司，担任人力行政部员工。双方未签订书面劳动合同，但泛太物流公司主张曾与单晶晶签订过为期3年的劳动合同，并声称该合同与《员工录用审批表》、《公司物品申请表》等文件一起放在单晶晶的人事档案袋中。后单晶晶离职，利用职务便利带走了劳动合同。单晶晶向劳动争议仲裁委员会申诉要求泛太物流公司支付未签订劳动合同的二倍工资差额，仲裁委员会支持了其请求。泛太物流公司不服，遂提起诉讼。

法院观点：

法院认为，虽然双方未签订正式的书面劳动合同，但《员工录用审批表》和《公司物品申请表》等文件已经具备了劳动合同的各项要件，明确了双方的劳动关系和权利义务，具有了书面劳动合同的性质。因此，这些文件应视为双方的书面劳动合同。法院最终判决泛太物流公司无需支付单晶晶未签订劳动合同的二倍工资差额。

启示：

HR在招聘过程中，应确保员工签署的所有文件都具备劳动合同的基本要件，包括但不限于工作内容、工作地点、工作时间、劳动报酬等。这样，即使未签订正式的书面劳动合同，也能通过其他文件证明双方已订立劳动合同。

案例二：英杰公司与房某某劳动纠纷案

案情简介：

房某某入职英杰公司后，双方未签订书面劳动合同。英杰公司主张双方曾签署过一份《工作安排与声明》，该声明中注明了房某某的工作内容、工资情况、工作时间等，并注明“本安排与声明作为劳动合同执行”。房某某对该声明不予认可，并向劳动争议仲裁委员会申诉要求英杰公司支付未签订劳动合同的二倍工资差额。

法院观点：

法院认为，虽然《工作安排与声明》中注明了双方的权利义务，但缺乏劳动合同所包含的用人单位基本情况、劳动合同期限等必备条款。因此，该声明不能视为双方的书面劳动合同。法院最终判决英杰公司支付房某某未签订劳动合同的二倍工资差额。

启示：

HR在准备类似文件时，应确保文件包含劳动合同的所有必备条款。如果文件内容不完整，即使双方签署了该文件，也不能视为已订立劳动合同。

四、争议高发场景应对策略

场景一：员工拒签合同

1.发送书面签约通知

2.保存沟通记录

3.满30天及时终止用工

场景二：合同续签漏洞

1.建立合同到期预警系统：

2.到期前60天启动续签流程

建立电子化台账管理

五、合规管理四步法

1.建立合同签订SOP

2.实行双人复核制度

3.定期开展合规审计

4.建立用工风险清单

五、结语

劳动合同的签订是保障企业与员工双方权益的重要环节。HR应严格遵守劳动法律法规的规定，建立健全的劳动合同管理制度，加强员工培训和证据保留工作。在遇到复杂或疑难的劳动合同问题时，应及时咨询法律顾问的意见。只有这样，才能确保企业的合法权益得到保障，为企业的持续发展提供有力的支持。